ビジネス・電話の受け方・初級編

Category:英語勉強情報のまとめ


英語でビジネス電話の応対、緊張しますね。
しかし、恥ずかしがったり、おびえたりすることはありません。

ビジネスでは意思疎通をとることが大事です。
とりあえずは、慣れない英語でも伝わればいいんです。

どうせ英語が苦手な日本人なのです、開き直って、勉強したことを実践する気持ちでいきましょう。
電話口の外国人も、あなたの英語が不得意だからって、不愉快になんかなりませんよ!

むしろ、電話に限らずビジネスにおいて最悪な対応は、
・分かってもいないのに分かったふりをする事
・曖昧にやり過ごすこと
・意思表示をしないこと

英語が苦手だからといって上記のような対応をしたいるのでしたら、それはすぐにやめてください。
相手の言っていることが分からなければ、何回聞き直してもかまいません!
大きな声ではっきりと英語を話し、意思表示をしてください。

さて、今回はビジネス・電話の受け方初級編!電話を受け担当に回すシーンを想定しています。
カンニングペーパーとして、デスクの机にでも貼っておいてください:)

(pdf版はこちら

挨拶

もしもし、○○社です。 Hello, this is ○○.
もしもし、○○社の××と申します。 Hello, this is ×× from ○○.
ご用件をどうぞ。 May I help you?

 

別の担当につなげる場合

お待ちください。 Hold on, please.
Just a moment, please.
Would you care to hold?
○○さんに、転送いたします。 I’ll put you through to Ms/Mr. ○○.
担当に転送致します。 I’ll transfer your call to the person in charge.

 

担当不在の場合

お待たせいたしました。 Thank you for waiting.
I’m sorry to have kept you waiting.
只今、電話にでることができません。 I’m afraid she/he is not available at the moment.
只今、席をはずしております。 I’m sorry she/he is away from her/his desk at the moment.
只今、他の電話に出ております。 I’m afraid she/he is on the phone right now.
只今、接客中です。 I’m afraid she/he is with a customer at the moment.
只今、会議中です。 I’m sorry she/he is in a meeting right now.
只今、出かけております。 I’m afraid she/he is not in the office now.
只今、昼食に出ております。 I’m sorry she/he is out to lunch.
本日はまだ出社しておりません。 I’m sorry she/he is not in yet.
本日は帰社致しました。 I’m sorry she/he left for the day.
出張に行っております。 I’m sorry she/he is ion the business trip.
本日はお休みを頂いております。 I’m sorry she/he is taking a day off today.
今週いっぱい休暇を頂いております。 I’m sorry she/he is on vacation this week.
3時頃に戻るかと思います。 I expect her/him back around three o’clock.
She/He should be available around three o’clock.
何時に戻るかわからないのですが。 I’m not sure when he/she will be back.
本日は戻らない予定になっております。 He/She won’t be back today.

 

担当不在時のその後の対応

後ほどお掛け直しいただけますか? Could you call again later?
明日またお電話いただけますでしょうか? Would you mind calling again tomorrow?
1時間後にもう一度かけていただけますか。 Could you call back an hour later?
担当からかけ直させましょうか? Can I get her/him to call you back?
いつごろ折り返し電話させましょうか? When shall I have her/him return your call?
何か申し伝えましょうか?(ご伝言はありますか?) Would you like to leave a message?
Can I take your message?

 

確認

誰におかけですか? Who would you like to speak to?
もう一度お名前をお伺いしてよろしいですか? May I have your name again, please?
もう一度御社名をいただけますか? Can I have your company name again, please?
電話番号をお伺いできますか? Can I take your phone number?
スペルを教えていただけますか? How do you spell the name?
May I have the spelling, please?
繰り返しさせてください、~~~ですね。 Let me just repeat that. You said ~~~.

 

何がなんだかわからない場合

もう少しゆっくり話してください。 I’m sorry, could you speak more slowly, please?
もう少しおおきな声で話してください。 Could you please speak louder?
すみません、繰り返してもらえますか? Sorry, could you please repeat that?
先ほどおっしゃったことが聞こえません。 I apologise but I did not catch what you said earlier.
私には仰っていることがよくわかりません。 I’m sorry/I’m afraid I don’t understand what you just said.
英語が話せるものにかわります。 I’ll get someone who speaks English.

 

間違い電話

申し訳ございません。間違っておかけのようです。 I’m sorry, you have the wrong number.
そのような名前の者はおりません。 I’m afraid we don’t have anybody by that name here.
お電話番号をお間違えではないでしょうか? Are you sure you have the right number?

 

電話を切るとき

伝言をお伝えいたします。ありがとうございました。 I’ll make sure she/he gets your message. Bye.
申し伝えます。お電話ありがとうございました。 I’ll give her a message, thank you for calling. Bye.
では○○さん、お電話ありがとうございました。 OK, Mr./Ms. ○○, thank you for calling. Bye.


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2013年3月16日 土曜日 4:56 PM Category: 英語勉強情報のまとめ.